Forum GLPI-Project

Sebbillon

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Registered: 2023-09-20

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Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

Bonjour,

Nous utilisons GLPI pour tous nos déclarations d'incidents et demandes.
Nous avons créé un ticket type pour l'arrivée des nouveaux agents que l'on rempli nous même depuis un formulaire sous WORD.
Nous souhaiterions utiliser un formulaire sous GLPI.
Nous avons plusieurs contraintes. Voilà comment nous fonctionnons actuellement :

- Formulaire WORD ouvert par notre service RH qui rempli une parti qui lui ai propre (Nom, Prenom, date arrivée, temps de travail, dans quelle direction....)
- Ensuite envoi de ce formulaire pré rempli à l'informatique pour pré enregistrement dans GLPI.
- En même temps, envoi aussi au N+1 de l'agent qui lui s'occupe de la partie "Informatique et téléphonique" (quel poste l'agent va utiliser, quel num de tel, à quels dossiers il  peut accéder, quelles imprimantes, ...)
- Enfin le N+1 envoi le formulaire totalement rempli à l'informatique.

- A réception, on créé un ticket qui est dans gabarit pré défini.

Nous souhaiterions donc pouvoir faire tout ça via GLPI directement.
Il faudrait au moins respecter l'ouverture du formulaire par les RH qui pourrait, après une validation de leur part, créer un pré ticket (titre: DATE - Arrivée de PRENOM NOM (CODE AGENT RH) a la DIRECTION (CODE DIRECTION RH).
Ensuite l'envoi du formulaire au N+1 qui rempli sa parti. Quand celui-ci valide le formulaire, le ticket précédent est modifié en fonction des données nouvellement renseignées.

On a déjà le formulaire avec toutes les questions et les types de réponses, il nous manque la distribution des droits à l'utilisation et la validation

Comment font les autres utilisateurs dans ces cas  d'arrivée de nouvel agent ?

EST CE POSSIBLE ?????

Sebbillon

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Registered: 2023-09-20

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Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

Il existe peut être une solution que je n'ai pas envisagé.
Pour le moment on a un gabarit de ticket pour une arrivée avec des taches prédéfinies. Je dis ça car après mes tests, je me suis aperçu que les résultats du formulaire se placent totalement dans l'invité du ticket.

LaDenrée

HELPER

Registered: 2012-11-19

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Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

je gère avec formcreator et plusieurs tickets cibles escaladés à différents acteurs

dans mon cas j'ai toutes les réponses dans le premier formulaire, pour vous j'envisagerais un formulaire qui cree un ticket au service informatique et un ticket (lié au 1er) attribué  au n+1

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Trouver la panne avant de réparer...
GLPI10.0.10 (ubuntu 22.04 PHP8.1  Mariadb10.6 ) plugins : comportements 2.7.2 reports 1.16.0 formcreator 2.13.8, datainjection 2.13.4 fields 1.21.6

Sebbillon

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Registered: 2023-09-20

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Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

on peut cibler 2 ticket cible mais on peut différencier les données intégrées ds chaque fichier ?
Peut on cibler un formulaire ?

Chico008

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Registered: 2022-12-14

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Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

Oui
tu fait ton formulaire frontal classique, et apres en cible, tu peut faire autant de ticket que tu veut, chacun avec ses propres données selon les réponses

tu peut tres generer un ticket avec les 3 premières réponse sur un ticket, un 2nd ticket avec les 3 réponses suivants, et un 3em ticket avec le reste
c'est entièrement personnalisable.
tu peut aussi activer la creation de ticket selon certaines réponses dans ton formulaire.

Last edited by Chico008 (2023-11-23 10:09:47)

Sebbillon

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Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

Existe t il un document de gestion des formulaires ?

Sico31

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Registered: 2018-09-24

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Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

Tout pareil, mais fin de différencier les tickets liés au personnel des tickets purement informatique, j'ai créé une entité dédiée
Cette entité contient  :
- Tous les formulaires concernant les mouvements du personnel (arrivée, changement, départ), soit près d'une douzaine de formulaires.
- Les notifications personnalisées.
- Des groupes dédiés
- un profil associé (ainsi quand l'utilisateur change de profil, il bascule automatiquement sur cette entité)
Certains formulaires, en fonction des réponses, vont générer différents tickets voir plusieurs tickets

pour l'anecdote, les RH se sont totalement désengagés de cet outil de gestion du personnel qu'ils ont souhaité ... no comment

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Manger un castor, c'est sauver un arbre.
Quand on est mort, on ne sait pas qu'on est mort ; c'est pour les autres que c'est difficile. Quand on est con, c'est pareil !

Chico008

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Registered: 2022-12-14

Posts: 383

Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

de mon coté j'ai un seul formulaire
mais 1ere question du formulaire : concerne : arrivée - changement - depart
j'ai 3 sections donc, que j'affiche ou non selon cette réponse
et ainsi de suite, dans la creation par exemple, j'ai une question si on doit crée une adresse mail pro ou pas, et selon cette reponse, idem, je peut afficher ou non d'autres champs a renseigné.

au final j'ai un seul formulaire, tres complet, et selon les réponse et cie, je genere mes tickets personnalisé.
si ca peut t'aider a eviter d'avoir 12 formulaires differents, car la vu le nombre, je comprend que les Rh se desengagent, a force tu sais plus lequel choisir.

Sico31

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Registered: 2018-09-24

Posts: 596

Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

@Chico008 : oui avoir un seul formulaire était une piste envisagée, abandonnée au final.
- A ce moment là, il n’était pas possible d'afficher/masquer les sections ; le plugin a évolué et permet cela désormais
- Nous traitons différents types d'arrivée, départ et changement et avons préféré avoir plusieurs petits formulaires (certains ont 5-6 champs seulement) clairement identifiés qu'un seul ou 3 beaucoup plus importants
- Les RH ne sont pas (enfin .. étaient) créateurs des tickets, juste gestionnaires, pour une seule action : Validation des données saisies par les assistantes de directions qui remplissent le formulaire pour leur direction ; et ajout du Matricule agent lors d'une arrivée

Une procédure établie le workflow de chaque ticket qui peut varier selon le type ; ainsi, il va passer par les moyens généraux, la DSI, les gestionnaires des badges et EPI.
Notre chef de projet infra a pu automatiser la création des comptes AD à partir des tickets "Arrivée" (API + powershell)

Mais pour revenir à la demande initiale, j'encourage vivement Sebbillon à se pencher sur Formcreator comme nous l'avons fait de notre coté

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Sebbillon

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Registered: 2023-09-20

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Re: Arrivée d'un nouvel agent via un formulaire

Merci de votre retour à tous.

Je suis donc parti sur un seul formulaire à l'aide Formcréator.
Honnêtement j'arrive à faire beaucoup de choses et à obtenir un vrai formulaire qui tiens quasiment totalement la route...

Bon j'ai encore des choses que je m'explique pas, comme le fait que mon ticket cible qui contient des taches dans son gabarit, ne présente aucune taches lors de la création de ce ticket via le formulaire...
Si vous avez une idée